Archiwum firmowe pęka w szwach, ale przedawnioną dokumentacją nie ma się kto zająć? To powszechny problem wielu przedsiębiorców, którzy coraz częściej decydują się zlecić niszczenia dokumentów firmie outsourcingowej. Ale czy jest to zgodne z obowiązującymi przepisami? Przekonaj się!
Co warto wiedzieć o niszczeniu dokumentów?
Jeszcze kilkanaście lat temu niszczenie dokumentacji nie było większym problemem. Przedsiębiorcy umieszczali je w niszczarkach lub po prostu wyrzucali do kubła na odpady. Dziś natomiast takie postępowanie jest nie do pomyślenia. Dokumenty należy niszczyć:
- terminowo – gdy upływie czas ich przechowywania lub jeśli nie są już potrzebne w toku pracy,
- rzetelnie – w taki sposób, aby odtworzenie danych nie było możliwe,
- bezpiecznie – w transporcie i podczas samego niszczenia nie może dojść do wycieku danych.
Nowe światło na problem utylizacji dokumentów rzuca pytanie, czy usuwanie i niszczenie danych osobowych to także ich przetwarzanie? Otóż, zgodnie z RODO, tak. Szersze podejście do tej sprawy zostało przedstawione w artykule https://hsm-recycling.pl/pl/blog/czy-usuwanie-i-niszczenie-danych-osobowych-to-takze-ich-przetwarzanie-112/. Utylizacja akt została więc usankcjonowana w wielu dokumentach, w tym dotyczących przetwarzania danych osobowych.
Czy firma zewnętrzna może niszczyć dokumenty na zlecenie?
Z pewnością zdajesz sobie sprawę z tego, jak trudne jest samodzielne niszczenie dokumentów. Z jednej strony musisz dysponować dobrym sprzętem, z drugiej – odpowiednio przeszkolonym personelem. Pojawia się więc pytanie, czy można skorzystać z usług firmy niszczącej akta? Na szczęście tak! Ustawodawca nie zabrania wdrożenia takiego rozwiązania, jednak pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim należy dopełnić wszelkich formalności, a więc podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych. Ponadto trzeba wybrać firmę, która świadczy najwyższej jakości usługi. Ostatecznie Twoje dokumenty muszą być bezpieczne aż do całkowitego zniszczenia. Ofertę firmy specjalizującej się w obsłudze przedsiębiorstwa znajdziesz na https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/.
Firma zewnętrzna może także niszczyć nośniki danych. Więcej informacji o tej procedurze uzyskasz na https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dyskow-twardych/. W tym przypadku również trzeba podpisać umowę, która jest podstawą współpracy. Outsourcing niszczenia dokumentów może mieć charakter ciągły, ale możesz też skorzystać z usługi jednorazowo, na przykład w przypadku utylizacji masowej.
artykuł zewnętrzny
