Jeszcze kilka lat temu outsourcing księgowości kojarzony był wyłącznie z wielkimi, międzynarodowymi korporacjami, które przenosiły obsługę procesów finansowo-księgowych do wyspecjalizowanych centrów usług wspólnych. Dziś sytuacja jest zupełnie inna – outsourcing nie stanowi już domeny gigantów; zamiast tego jest realną alternatywą dla średnich i mniejszych przedsiębiorstw, a czasem także start-upów! Dynamiczny rozwój technologii, cyfryzacja, a także rosnące wymagania regulacyjne spowodowały, że rozwiązanie to postrzegane jest jako sposób na obniżenie kosztów oraz realne narzędzie do zwiększenia efektywności, przejrzystości, a także bezpieczeństwa całej działalności. Już dziś dowiedz się więcej na temat outsourcingu księgowego oraz ewolucji podejścia do delegowania spraw zewnętrznym firmom.
Czym jest i jak dziś wygląda outsourcing księgowy? Wyjaśniamy!
Outsourcing księgowości w dużej mierze polega na powierzeniu prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania sprawozdań finansowych, obsługi podatkowej czy rozliczeń kadrowo-płacowych zewnętrznej firmie, jaka specjalizuje się w danych usługach. W praktyce oznacza to tyle, że przedsiębiorstwo rezygnuje z utrzymywania własnego działu księgowości, decydując się na skorzystanie z kompetencji wyspecjalizowanego dostawcy. Zakres outsourcingu może być natomiast bardzo zróżnicowany, począwszy od pełnego przekazania obsługi finansowo-księgowej, aż po model hybrydowy – w którym część zadań realizowana jest wewnętrznie, zaś część zlecenia na zewnątrz. Współczesny outsourcing księgowy obejmuje nie tylko tradycyjne usługi rachunkowe, lecz także fachowe doradztwo podatkowe, wsparcie w raportowaniu zarządczym, analizy finansowe czy wdrażanie nowoczesnych systemów ERP oraz narzędzi, które automatyzują niektóre procesy. Tego rodzaju usługi świadczy między innymi firma KR Group, która dzieli się swoją wiedzą oraz doświadczeniem na stronie www.krgroup.pl.
W początkowej fazie outsourcing księgowy postrzegano jako narzędzie do redukcji kosztów. Firmy przenosiły zadania księgowe na zewnątrz po to, by zmniejszyć wydatki na zatrudnienie oraz infrastrukturę. Obecnie outsourcing znacząco ewoluował w kierunku strategicznego partnerstwa. Klienci oczekują nie tylko taniej obsługi, lecz przede wszystkim dostępu do eksperckiej wiedzy, technologii i wsparcia doradczego. Rozwój technologii oraz automatyzacja procesów sprawiły, że outsourcing księgowy jest dziś znacznie bardziej elastyczny oraz dostępny. Firmy nie muszą już martwić się o fizyczne dokumenty, a dane księgowe dostępne są w czasie rzeczywistym w bezpiecznych systemach online. W efekcie coraz więcej przedsiębiorców – nawet tych prowadzących niewielkie biznesy – dostrzega, że prowadzenie księgowości na własną rękę często bywa po prostu niewystarczające, przez co rozpoczyna współpracę z zewnętrzną firmą.
Dlaczego outsourcing księgowy to atrakcyjna opcja także dla mniejszych firm?
Małe i średnie przedsiębiorstwa bardzo często postrzegają utrzymanie własnego działu księgowości jako zupełnie nieopłacalną inwestycję. Outsourcing pozwala na uzyskanie dostępu do zespołu specjalistów, bez jednoczesnego ponoszenia wysokich kosztów zatrudnienia, szkoleń czy zakupu specjalnego oprogramowania. Co istotne, koszt ten jest przewidywalny, a co za tym idzie w pełni dostosowany do skali działalności. Zewnętrzny dostawca usług księgowych może dostosować zakres współpracy typowo do potrzeb klienta, począwszy od podstawowej księgowości po zaawansowane doradztwo. Dzięki temu rozwijające się firmy mogą z powodzeniem rozszerzać współpracę, bez konieczności reorganizacji wewnętrznych struktur. Jednocześnie firmy outsourcingowe inwestują w nowoczesne technologie, które dla niewielkich przedsiębiorców mogą okazać się zbyt kosztowne do samodzielnego zakupu; jako wewnętrzni klienci mogą natomiast korzystać z platform chmurowych, systemów do elektronicznego obiegu dokumentów oraz specjalnych narzędzi analitycznych, znacząco zwiększających efektywność oraz przejrzystość pracy. Profesjonalni dostawcy usług księgowych dbają o zgodność rozliczeń z aktualnie obowiązującymi przepisami, stale monitorując zmiany w prawie. To powoduje, że ryzyko błędów, opóźnień czy sankcji jest znacząco ograniczone, a to ma olbrzymie znaczenie zwłaszcza dla mniejszych podmiotów. Outsourcing księgowy to więc rozwiązanie, które zyskało zupełnie nowe oblicze, przestając być zarezerwowane jedynie dla większych korporacji; dziś jest on narzędziem, z którego mogą korzystać małe oraz średnie firmy, czerpiąc korzyści z oszczędności kosztów, dostępu do specjalistów i nowoczesnych technologii, a także możliwości skalowania usług w zgodzie z indywidualnymi potrzebami danych firm.
