Na myśl o archiwum, większość osób wyobraża sobie pomieszczenie usytuowane pod ziemią, od którego wręcz bije chłodem. Większą część hali zajmują wysokie na kilka metrów szafki, których półki dźwigają ciężary w postaci pudeł pełnych dokumentów. Archiwum mogą odwiedzać tylko i wyłącznie osoby posiadające licencję, a podczas przechadzek między regałami towarzyszą im doświadczeni archiwiści, którzy znają na pamięć każdy regał. Chociaż prawdą jest, że do archiwum nie może wejść każdy i rzeczywiście elementem wyposażenia są szafy metalowe na których kładzie się pudła pełne dokumentów, reszta stanowi wytwór ludzkiej wyobraźni. Wracając do rzeczywistości – za samym pojęciem „archiwum” kryje się stały zbiór dokumentów czy akt urzędowych bądź prywatnych, powstały w wyniku działalności instytucji, działalności prywatnej lub rodziny. Archiwum nazywa się również miejsce przechowywania dokumentów, a także instytucję powołaną po to, by gromadzić, konserwować i udostępniać archiwalia do celów urzędowych, naukowych czy wedle potrzeb prywatnych.
Archiwum pełne zasad, czyli wymogi dotyczące bezpiecznego przechowywania dokumentów
Prawidłowe usytuowanie oraz wyposażenie lokalu przeznaczonego na archiwum jest bardzo ważne – ponadto objęte rozporządzeniem. Już sama lokalizacja archiwum powinna spełniać kryteria takie jak usytuowanie na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym w budynku biurowym. Ponadto lokal powinien znajdować się na piętrze lub parterze budynku, z uwzględnieniem wytrzymałości stropów – czas pożegnać się z mitem archiwum znajdującym się w piwnicy. Lokalizacja ta nie jest zalecana, zważywszy na fakt, że najczęściej piwnice nie są odpowiednio zabezpieczone przed wilgocią i posiadają rury grzewcze i wodnokanalizacyjne (w przypadku gdy te nie występują, a piwnica jest sucha oraz posiada dobrą wentylację, możliwe jest zorganizowanie tam archiwum; w innych przypadkach nie warto ryzykować utratą dokumentów). Pomieszczenia archiwum zakładowego powinny zawierać m.in. pokój biurowy, magazyny archiwalne gwarantujące przepisowe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na dopływy dokumentacji, a także pomieszczenie spełniające funkcję czytelni. Ponadto każde archiwum powinno być zabezpieczone przed pożarem, włamaniem i nasłonecznieniem. W tym celu stosuje się:
- systemy alarmu przeciwpożarowego;
- systemy automatycznego lub ręcznego gaszenia ognia;
- ogniotrwałe drzwi lub obustronnie obite blachą
- alarmy antywłamaniowe
- okna zabezpieczające przed włamaniem.
Zabezpieczenia powinny być regularnie sprawdzane i dokumentować stan techniczny budynku, instalacji, alarmów i innych urządzeń z archiwum. Personel odpowiedzialny za funkcjonalność archiwum powinien być przeszkolony w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych.
Wyposażenie lokalu archiwum – co z meblami?
W składzie wyposażenia archiwum powinny znaleźć się przede wszystkim regały metalowe stacjonarne lub przesuwne zabezpieczone przed korozją, a także szafy na specyficzne rodzaje dokumentacji, które wymagają innych warunków przechowywania. Tego rodzaju meble można znaleźć na stronie cezasglob.pl/szafy-kartotekowe/. Firma Cezas Glob jest renomowanym dystrybutorem szaf i regałów biurowych, które spełniają normy dotyczące mebli przystosowanych do pomieszczeń takich jak archiwa. Prócz wcześniej wspomnianych regałów i szaf, ważne są też biurka i krzesła dla archiwistów. Najlepiej sprawdzą się tu odporne na ząb czasu metalowe meble, również ze względów sanitarnych. Jak widać, archiwa są niczym prywatne biblioteki – same w sobie nie są tajemnicą, jednak to, co kryje się w pudłach ustawionych na półkach jest poza zasięgiem wzroku większości osób.
