Previous slide
Next slide

Prawdy i mity na temat archiwów – czy rzeczywiście archiwum jest tak tajemnicze?

Na myśl o archiwum, większość osób wyobraża sobie pomieszczenie usytuowane pod ziemią, od którego wręcz bije chłodem. Większą część hali zajmują wysokie na kilka metrów szafki, których półki dźwigają ciężary w postaci pudeł pełnych dokumentów. Archiwum mogą odwiedzać tylko i wyłącznie osoby posiadające licencję, a podczas przechadzek między regałami towarzyszą im doświadczeni archiwiści, którzy znają na pamięć każdy regał. Chociaż prawdą jest, że do archiwum nie może wejść każdy i rzeczywiście elementem wyposażenia są szafy metalowe na których kładzie się pudła pełne dokumentów, reszta stanowi wytwór ludzkiej wyobraźni. Wracając do rzeczywistości – za samym pojęciem „archiwum” kryje się stały zbiór dokumentów czy akt urzędowych bądź prywatnych, powstały w wyniku działalności instytucji, działalności prywatnej lub rodziny. Archiwum nazywa się również miejsce przechowywania dokumentów, a także instytucję powołaną po to, by gromadzić, konserwować i udostępniać archiwalia do celów urzędowych, naukowych czy wedle potrzeb prywatnych.

Archiwum pełne zasad, czyli wymogi dotyczące bezpiecznego przechowywania dokumentów
Prawidłowe usytuowanie oraz wyposażenie lokalu przeznaczonego na archiwum jest bardzo ważne – ponadto objęte rozporządzeniem. Już sama lokalizacja archiwum powinna spełniać kryteria takie jak usytuowanie na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym w budynku biurowym. Ponadto lokal powinien znajdować się na piętrze lub parterze budynku, z uwzględnieniem wytrzymałości stropów – czas pożegnać się z mitem archiwum znajdującym się w piwnicy. Lokalizacja ta nie jest zalecana, zważywszy na fakt, że najczęściej piwnice nie są odpowiednio zabezpieczone przed wilgocią i posiadają rury grzewcze i wodnokanalizacyjne (w przypadku gdy te nie występują, a piwnica jest sucha oraz posiada dobrą wentylację, możliwe jest zorganizowanie tam archiwum; w innych przypadkach nie warto ryzykować utratą dokumentów). Pomieszczenia archiwum zakładowego powinny zawierać m.in. pokój biurowy, magazyny archiwalne gwarantujące przepisowe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na dopływy dokumentacji, a także pomieszczenie spełniające funkcję czytelni. Ponadto każde archiwum powinno być zabezpieczone przed pożarem, włamaniem i nasłonecznieniem. W tym celu stosuje się:

  • systemy alarmu przeciwpożarowego;
  • systemy automatycznego lub ręcznego gaszenia ognia;
  • ogniotrwałe drzwi lub obustronnie obite blachą
  • alarmy antywłamaniowe
  • okna zabezpieczające przed włamaniem.

Zabezpieczenia powinny być regularnie sprawdzane i dokumentować stan techniczny budynku, instalacji, alarmów i innych urządzeń z archiwum. Personel odpowiedzialny za funkcjonalność archiwum powinien być przeszkolony w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych.

Wyposażenie lokalu archiwum – co z meblami?
W składzie wyposażenia archiwum powinny znaleźć się przede wszystkim regały metalowe stacjonarne lub przesuwne zabezpieczone przed korozją, a także szafy na specyficzne rodzaje dokumentacji, które wymagają innych warunków przechowywania. Tego rodzaju meble można znaleźć na stronie cezasglob.pl/szafy-kartotekowe/. Firma Cezas Glob jest renomowanym dystrybutorem szaf i regałów biurowych, które spełniają normy dotyczące mebli przystosowanych do pomieszczeń takich jak archiwa. Prócz wcześniej wspomnianych regałów i szaf, ważne są też biurka i krzesła dla archiwistów. Najlepiej sprawdzą się tu odporne na ząb czasu metalowe meble, również ze względów sanitarnych. Jak widać, archiwa są niczym prywatne biblioteki – same w sobie nie są tajemnicą, jednak to, co kryje się w pudłach ustawionych na półkach jest poza zasięgiem wzroku większości osób.

Podziel się z innymi

Shares

Więcej informacji...

My i nasi partnerzy uzyskujemy dostęp i przechowujemy informacje na urządzeniu oraz przetwarzamy dane osobowe, takie jak unikalne identyfikatory i standardowe informacje wysyłane przez urządzenie czy dane przeglądania w celu wyboru oraz tworzenia profilu spersonalizowanych treści i reklam, pomiaru wydajności treści i reklam, a także rozwijania i ulepszania produktów. Za zgodą użytkownika my i nasi partnerzy możemy korzystać z precyzyjnych danych geolokalizacyjnych oraz identyfikację poprzez skanowanie urządzeń.

Kliknięcie w przycisk poniżej pozwala na wyrażenie zgody na przetwarzanie danych przez nas i naszych partnerów, zgodnie z opisem powyżej. Możesz również uzyskać dostęp do bardziej szczegółowych informacji i zmienić swoje preferencje zanim wyrazisz zgodę lub odmówisz jej wyrażenia. Niektóre rodzaje przetwarzania danych nie wymagają zgody użytkownika, ale masz prawo sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu. Preferencje nie będą miały zastosowania do innych witryn posiadających zgodę globalną lub serwisową.